個人情報保護・勧誘方針・コンプライアンス方針 compliance

個人情報保護に関する基本方針【プライバシーポリシー】

弊社は、個人情報保護の重要性とお客様の信頼に基づく責任を十分認識し、個人情報について厳正・適切なお取扱いを行うことを宣言します。

法令等の遵守

弊社は、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）その他の関連法令、関係官庁からのガイドラインなどを遵守して、個人情報を適正に取扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。

従業員教育

弊社は、個人情報の取扱いが適正に行われるよう従業員への教育・指導を徹底します。

個人情報の利用目的

弊社は、取得した個人情報を、保険会社から保険募集業務の委託を受けて、当該業務の遂行に必要な範囲内で利用 します。弊社は複数の保険会社と取引があり、取得した個人情報を取引のある保険会社の商品・サービスをご提案するために利用させていただくことがあります。弊社における具体的な個人情報の利用目的は次のとおりであり、それら以外の他の目的に利用することはありません。

（1）当社が取扱う生命保険、損害保険及びこれらに付帯・関連するサービス
（2）当社が顧客向けサービス向上のために行うアンケート、広告宣伝、情報誌の情報発信等のために必要な連絡業務

上記の利用目的を変更する場合には、その内容をご本人に対し、原則として書面などにより通知し、または弊社のホームページ（https://smart-ip.co.jp/）などにより公表します。
弊社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、それぞれの会社のホームページ等に記載してあります。

• 機微(センシティブ)情報の利用目的

弊社は、人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実、身体障害・知的障害・精神障害等、医師等の健康診断等の結果、医師等による診療・治療・調剤、刑事事件に関する手続き、少年の保護事件に関する手続きといった要配慮情報ならびに労働組合への加盟、門地・本籍地、保健医療および性生活などに関する機微情報については、保険業法等により、お客様の同意に基づき業務上必要な範囲で利用するなど業務の適切な運営の確保、その他必要と認められる場合に利用目的が限定されます。
当社はこれらの目的以外には、機微情報等の取得・利用、および第三者提供をすることはありません。

個人情報の取得

弊社は、業務上必要な範囲内で、かつ、適法で公正な手段により個人情報を取得します。

電話での通話内容の録音

お客様との電話における通話内容は、お問い合わせ内容を正確に承るとともに、業務・お客様対応の品質向上のため、録音させて頂いております。予めご理解とご協力をお願い申し上げます。

個人データの安全管理措置

弊社は、取扱う個人データの漏えい、滅失またはき損の防止、その他個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程などの整備および実施体制の整備など、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するための適切な措置を講じています。

• 組織的安全管理措置

個人データ管理責任者を設置するとともに、顧客情報管理規程、個人情報等の取扱いに関する規程、システム利用規程に則り、個人データ管理台帳・個人データ持出管理台帳・個人データ廃棄管理台帳を用いたデータ管理、内部管理態勢自主点検、社外の金融内部監査士と連携した内部監査および定期モニタリングを通じて、安全管理態勢の振り返り、見直し、改善を実施しています。

• 人的安全管理措置

雇用契約時および退職時における非開示契約（機密保持契約）、外部委託契約等における機密保持契約の締結を行い、役員・従業員については顧客情報管理規程、個人情報等の取扱いに関する規程等に則り、教育・研修・訓練を個人データ管理責任者・教育責任者および社外の金融内部監査士が協力して実施しています。

• 物理的安全管理措置

個人データを取扱う区域内への入退出管理を実施するとともに、個人データ管理台帳と個人データ保管場所配置図による保有個人データの特定、個人データ持出管理台帳による持出個人データの特定、個人データ廃棄管理台帳による使用済み個人データ・個人情報・機密情報の廃棄管理を実施しています。

• 技術的安全管理措置

情報セキュリティ管理規程、システム利用規程に則り、詳細な技術的安全管理措置を講じるとともに、情報セキュリティ管理責任者、教育責任者およびＩＰＡ（独立行政法人情報処理推進機構）のセキュリティプレゼンターでもある社外の金融内部監査士が協力して、自主点検および教育・研修を実施しています。

個人データの第三者への提供

弊社は、法令で定められた場合を除き、事前にご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。

見直し・改善

弊社の個人情報の取扱いおよび安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し、改善いたします。

個人情報保護法に基づく保有個人データの開示、訂正、利用停止など

弊社の管理する個人情報の開示・訂正・追加・削除・利用停止・消去・第三者提供の停止等に関するご請求については、ご照会者様の本人確認を行った上でお手続きさせて頂きますので、予めご了承ください。
個人情報の開示・訂正・追加・削除・利用停止・消去・第三者提供の停止等に関する情報開示は、以下の方法にて対応可能です。
①電子記録の提供による方法
②書面の交付による方法
なお、お手続きには確実な本人確認が必要であり、メール等での確実な本人確認が困難なことから、弊社では①電子記録の提供による方法、②書面の交付による方法のいずれの場合にも、原則的に電話による本人確認完了後のご対応とさせていただいております。
保険会社等の保有する個人情報に関しては、当該保険会社に対してお取次させて頂きます。

お問い合わせ・ご相談・苦情へのご対応

弊社は、個人情報の取扱いに関するお問い合わせ・苦情・ご相談に迅速にご対応します。
個人情報の取扱いに関するお問い合わせ・苦情・ご相談、および弊社の管理する個人情報の開示・訂正・追加・削除・利用停止・消去・第三者提供の停止等に関するご請求は、下記のお問い合わせ窓口までご連絡ください。
また保険事故に関する照会については下記お問い合わせ窓口のほか、保険証券記載の保険会社の事故相談窓口にもお問い合わせ頂くことができます。
なお、お問合せやご相談の際には、ご照会者様の本人確認を行った上でご対応させて頂きますので、予めご了承ください。

＜お問い合わせ先＞
（代理店名）
スマート保険企画株式会社
（所在地）
東京都世田谷区桜丘5-51-3 よつばビル2階
（個人情報管理責任者）
桐生 和夫
（電話番号）
03-5429-1020
（受付時間）
午前9:00から午後5:00
（Ｅmail）
info@smart-ip.co.jp

※弊社からのEメール、ダイレクトメール等による新商品・サービスのご案内について、ご希望されない場合は、上記のお問い合わせ先までお申し出ください。

■取扱保険会社一覧
弊社に対し業務委託を行う企業団体の利用目的は、それぞれのホームページに記載してあります。

【損害保険会社】
あいおいニッセイ同和損害保険株式会社（https://www.aioinissaydowa.co.jp/）
au損害保険株式会社（https://www.au-sonpo.co.jp/）
セコム損害保険株式会社（https://www.secom-sonpo.co.jp/）
損害保険ジャパン株式会社（https://www.sompo-japan.co.jp/）
東京海上日動火災保険株式会社（https://www.tokiomarine-nichido.co.jp/）
Chubb損害保険株式会社（https://www.chubb.com/jp）
楽天損害保険株式会社（https://www.rakuten-sonpo.co.jp/）
貨物・運送保険につきましてはあいおいニッセイ同和損害保険株式会社を通じて再委託を受けている三井住友海上火災保険株式会社

【生命保険会社】
アクサ生命保険株式会社（http://www.axa.co.jp/）
FWD生命保険株式会社（https://www.fwdlife.co.jp/）
オリックス生命保険株式会社（https://www.orixlife.co.jp/）
SOMPOひまわり生命保険株式会社（https://www.himawari-life.co.jp/）
東京海上日動あんしん生命保険株式会社（https://www.tmn-anshin.co.jp/）
日本生命相互会社（https://www.nissay.co.jp/）
三井住友海上あいおい生命保険株式会社（https://www.msa-life.co.jp/）
はなさく生命保険株式会社（https://www. life8739.co.jp/）

情報セキュリティ―ポリシー（情報資産保護に関する基本方針）

基本認識

情報資産とは、スマート保険企画株式会社が保有する顧客情報・企業情報などの各種情報と、ハードウェア・ソフトウェア・ネットワークなどの情報システムの総称である。
金融機関は社会的責任を果たすため、保有する情報資産を適切に保護し管理しなければならない。
情報資産の漏洩、紛失、不正使用、改竄および情報システムの障害、停止は業務遂行に重大な影響を及ぼすだけでなく、信用の失墜により金融機関の多大な損失をもたらすことになる。
また、このような事態は取引顧客に深刻な影響を及ぼすことにもなるため、極力回避しなければならない。

基本方針

スマート保険企画株式会社は、法令等遵守の精神を根本に据え、情報資産保護に関する基本方針を次の通り定める。

• この基本方針は、情報資産の保護に関する諸規程の最上位に位置するものであり、情報資産保護のための具体的施策に関しては安全対策基準に基づく各関連規程・要領等に定めるものとする。
• すべての役職員は本基本方針および「情報セキュリティ管理規程」を遵守するとともに、これらが有効に機能するように努めなければならない。
• 情報資産の保護に関しては、各情報資産の重要度やそれを取巻く脅威および脅威の顕在化の可能性を考慮した上で、現状での技術水準やコストを意識し、合理的なリスク対策を行う。
• 情報セキュリティの維持管理を統括的に行うために必要な体制を整備する。
• 情報資産が適切に保護・管理されていることを確認するため、定期的あるいは必要に応じて　内部監査部門による検証を行う。

スマート保険企画株式会社
令和3年7月1日制定

勧誘方針

「金融サービスの提供及び利用環境の整備等に関する法律」に基づき、当代理店の金融商品の勧誘方針を次のとおり定めておりますので、ご案内致します。

• 保険法、保険業法、金融商品の提供及び利用環境の整備等に関する法律、金融商品取引法、消費者契約法、個人情報の保護に関する法律及びその他各種法令等を遵守し、適正な商品販売に努めて参ります。
• お客様のプライバシーを尊重するとともに、お客様に関する情報については、適正な販売を行うために、事務管理態勢の整備や販売にあたる者の研修について取り組みます。
• 未成年の方、特に満15歳未満の方を被保険者とする保険契約等については、保険金の不正取得を防止する観点から適切な募集に努めます。

お客様の立場に立った商品販売に努めます

• お客様に商品内容を十分ご理解頂けるよう、知識の修得、研鑽に励むと共に、説明方法等について工夫し、わかりやすいご説明に努めて参ります。
• お客様の商品に関する知識、経験、財産の状況及び購入の目的等を総合的に勘案し、お客様に適切な商品をご選択頂けるよう、お客様のご意向と実情に沿った説明に努めて参ります。
• 市場の動向に大きく影響される投資性商品については、リスクの内容について、適切な説明に努めて参ります。
• 商品の販売にあたっては、お客様の立場に立って、時間帯、場所、方法等について十分配慮致します。
• お客様に商品についての重要事項を正しくご理解いただけるように努めます。また、販売形態に応じて適切な説明に努めます。

適正な業務運営に努めます

• お客様に関する情報については、適正に取り扱うと共に厳正に管理致します。
• お客様のご意見、ご要望等を、商品提供の参考にさせて頂くよう努めて参ります。
• 万一保険事故が発生した場合には、保険金のご請求にあたり適切な助言を行うよう努めて参ります。
• 保険金を不正に取得されることを防止する観点から、適正に保険金額を定める等、適切な商品の販売に努めて参ります。

スマート保険企画株式会社
平成26年8月1日制定
令和6年12月31日改定

お客様への勧誘にあたって

適切な勧誘

• 勧誘の活動方法・場所・時間帯等につきまして、お客様のご意向に反しないよう、十分配慮して行動します。
• お客様に対して、不安感・不快感を与えるような勧誘行為はいたしません。
• 生命保険の加入に際しては、お客様に告知義務があること、そしてこの義務に違反したときには生命保険契約が解除されることを説明し、漏れなく正しい告知が得られるように努めます。

最適な商品の提供に向けたコンサルティング

• お客様の加入目的に適合すると認められる商品の勧誘を行います。
• 勧誘にあたっては、お客様の資力・財産、生命保険に関する知識、生命保険ご加入経験の有無等を十分考慮します。
• 外貨建ての保険、変額保険、投資信託等のように、お客様がリスクを負っている商品を勧誘する場合には、お客様の投資経験の有無等を十分に考慮して行います。

募集資料の取扱い

募集資料の取扱いについては、法令等の規定に従った適正なものを使用します。

誤解の防止

お客様に誤解を与えないよう、生命保険とその他の商品とを明確に区別して取り扱います。

重要事項についての説明

生命保険契約の加入等に関わる重要事項の説明については、お客様の十分なご理解が得られるよう努めます。

お客様に関する情報の保護

業務上知り得たお客様に関する情報については、厳重な管理を行い、プライバシー保護に細心の注意を払います。

法令等の遵守

お客様に対して適切な勧誘をしていくため、法令等の遵守に努めます。

連絡先

お客様の様々なご意見等の収集に努め、それを生命保険販売等に反映していくため、常に努力して参りますので、ご意見・ご質問等ありましたら、下記連絡先までご連絡ください。

会社名：スマート保険企画株式会社
所在地：〒156-0054　世田谷区桜ヶ丘5-51-3　よつばビル2F
連絡先：03-5429-1020（メールでのお問い合わせはこちらから）

反社会的勢力に対する基本方針

スマート保険企画株式会社は、社会的責任及び企業防衛の観点から反社会的勢力との関係を遮断することの重要性を認識し、業務の適切性・健全性を確保するため反社会的勢力に対する基本方針を以下の通り定めます。

• 取引を含めた一切の関係遮断
  当社は、反社会的勢力等の排除に向けた社会的責任、および反社会的勢力等により当社、当社社員および顧客等が受ける被害防止の重要性を十分認識し、反社会的勢力等との関係遮断を重視した業務運営を行います。
• 組織としての対応
  当社は、反社会的勢力等に対しては、組織的な対応を行い、従業者の安全確保を最優先に行動します。
• 資金提供や便宜供与の禁止
  当社は、反社会的勢力等に対しては、資金提供や便宜供与を一切行いません。
• 外部専門機関との連携
  当社は、反社会的勢力等への対応に際し、適切な助言・協力を得ることができるよう、平素より警察、全国暴力追放運動推進センター、弁護士などの外部専門機関等との連携強化を図ります。
• 有事における民事および刑事の法的対応
  当社は、反社会的勢力等からの不当要求等に対しては、民事と刑事の両面から、積極的に法的対応を行います。

その他

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